【グリーンサイト】昔のグリーンファイルが邪魔？自社工期満了のグリーンファイルを非表示にする方法

安全書類の提出に便利なグリーンサイト。
年々登録企業も増えており、弊社でもグリーンサイトで安全書類を提出する機会がここ5年で各段に増えました。

便利になった一方、増え続けるグリーンファイルを整理したいと思ったことはないでしょうか？
グリーンサイトのデフォルト設定ですと、工期満了となった過去の工事まで残り続けてしまうため、どれが最新のものか分かりづらい場合があります。

今回は、工期満了となった工事ファイルを非表示にする方法を解説します。

 この記事を書いた人

事務員たなか(@tanaka_kodozimu)

建設業事務員のたなか(@tanaka_kodozimu)です。
元SEで安全書類作成をメインに、経理・総務・人事・HP作成・IT土方まで何でもやっています。
小学生二児の母。事務作業が少しでも楽になる情報を発信しながら、事務代行サポートも行っています。

工期満了工事を非表示にする方法

工期満了になった工事を非表示にするためには、「アーカイブ」機能を使用します。

アーカイブとは、英語の「archive」に由来する言葉で、IT分野で主に使われています。データを長期保存するために、専用の保存領域に安全に保存しておくことを指します。

作業所（グリーンファイル）ごとにアーカイブをONまたはOFFに選択する箇所がありますので、表示・非表示を管理することができます。

自社工期内は、アーカイブ機能を使用することはできないので、グリーンファイルを非表示にすることはできません。

アーカイブをONにする手順

事務員たなか

それでは、アーカイブをONにする方法をみていきましょう！

STEP

ログイン

まずはグリーンサイトにログインします。

STEP

「グリーンファイル一覧」をクリック

出典：グリーンサイト

画面右側グリーンファイルを管理する（作成・修正・提出）の「グリーンファイル一覧」ボタンをクリックします。

STEP

該当作業所の詳細ボタンを選択する

出典：グリーンサイト

グリーンファイル一覧画面に入ります。
グリーンファイルの一覧が表示されるので、該当作業所の一番左側にある「詳細」ボタンをクリックします。

STEP

アーカイブをONにする

グリーンファイル基本情報編集画面が開きます。
画面の下部に「アーカイブ」という項目があるので、そちらを「ON」にして、確定ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

事務員たなか

工期内のうちは、こちらをONにしてもエラーとなります。

出典：グリーンサイト

STEP

グリーンファイル一覧を確認

グリーンファイル一覧画面に戻ると、
先ほどアーカイブONにしたグリーンファイルは表示されなくなっています。

事務員たなか

この塩梅で、工期完了したものはアーカイブONにしていきます。
過去工事が非表示になるとスッキリしますね！

事務員たなか

アーカイブをONにしても、
削除されたわけでわないので安心してください。

アーカイブ保存したものを表示させる方法

アーカイブをONにして非表示になった工事も、いつでも再表示可能です。
グリーンファイル一覧画面では、検索条件を指定することができるため、画面上部の「詳細条件を表示する」をクリックし、表示された「アーカイブを含める」に☑チェックして「検索」ボタンをクリックしてください。
※2024年5月現在、検索窓のデザインが下記のように変更されたようです。

出典：グリーンサイト

こちらのチェックを入れると、アーカイブONにした工事もすべて表示されるようになります。
アーカイブを解除したい場合は、上記の手順で「グリーンファイル基本情報編集画面」に入った後、アーカイブをOFFにすることで解除することも可能です。

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事務員たなか

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まとめ

いかがでしたでしょうか？
グリーンファイルは基本的に工事ごとに作成するものなので、どんどんファイルが増えていくのが現状です。工期を過ぎた場合でもファイルは残り続ける為、アーカイブをON、OFFすることで、見やすく管理することをおすすめします。

事務員たなか

似たような名前の作業所が増えてくるので、終わったものはどんどん非表示にしちゃいましょう。

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