【知らないと詰む！？】グリーンサイトに招待されたら読むべき！書類提出までの全手順

出会いと別れの季節の年度末。
安全書類担当者にとって、一番忙しい時期が始まります。

今回は、来年度分のグリーンファイル作成の為、年度末に作成依頼が多い「グリーンサイトの招待を受けたところ」から「書類を提出するまで」の基本的な流れをまとめています。

スムーズに書類提出ができるよう・・・というのは建前で、年度末の忙しさから現実逃避し、ついボリュームのある記事を仕上げてしまいましたので是非ご活用ください。

【グリーンサイト】招待メールが来てから書類提出するまで

Step1　上位企業から招待メールが届くので、再下請負編成を行う

上位企業から招待メールが届いたら、まずはメール本文に記載されているURLからグリーンサイトにログインし、再下請負編成の作業を行います。要するに、当該工事に参加する工事会社をすべて登録する作業です。

• 自社が一次企業の場合は、二次以下の協力会社を登録
• 自社が二次企業以下の場合は、自社より下位の協力会社を登録

この再下請負編成が完了してはじめて、各社で書類提出の準備が進められるようになりますし、下請企業を登録する重要な部分ですのでしっかり確認してください。

 　招待後～再請負編成まで詳しくはコチラ！

下請負企業を登録すると、下請企業にはグリーンサイトから自動メールで案内が届きますが、念のため、「グリーンサイトに招待したから〇〇までに登録してね！」と連絡する方が親切です。

Step２　グリーンファイルの「必須提出書類」を作成する

再下請負編成が終わりましたら、自社のグリーンファイル（安全書類）を整える作業に入ります。

出典：グリーンサイト

グリーンファイル一覧画面の当該作業所（工事名称）の書類一覧「編集」ボタンをクリックします。
「提出書類一覧」画面に進むと、提出が必要な書類の一覧が表示されます。

基本的には、まずピンク色で表示されている「必須提出書類」から順に作成していきます。

出典：グリーンサイト

 　必須提出書類一覧

書類名	概要	解説記事
作業員名簿	工事に従事する作業員の登録	【グリーンサイト】作業員名簿の登録方法・編集方法を解説
再下請負通知書	再下請負契約の元請へ報告	【グリーンサイト】再下請負通知書の作成・編集・印刷方法をわかりやすく解説！
高齢者就労報告書	高齢作業員の年齢や配置状況を報告	【グリーンサイト】高齢者就労報告書の作成方法を解説！当現場での役割とは？記入例も紹介！【協力会社向け】
年少者就労報告書	18歳未満の就労者がいる場合に報告	作成中
女性就労報告書	女性作業員の就労状況を報告	作成中
適正配置通知書（高血圧・低血圧）	血圧に配慮した業務配置の報告	【グリーンサイト】適正配置通知書（高血圧・低血圧）の提出方法！考慮すべき作業の記入例も紹介
適正配置通知書（疾病等）	持病等に配慮した業務配置の報告	【グリーンサイト】適正配置通知書（疾病等）の提出方法を解説！考慮すべき作業の記入例も紹介
外国人建設就労者建設現場入場届出書	外国人作業員の現場入場を事前に届出	【グリーンサイト】一号特定技能外国人向け「建設現場入場許可届出書」の提出方法をわかりやすくまとめてみた
外国人就労者報告書	外国人作業員の就労状況を報告	作成中
下請負業者編成表	現場に関わる下請け会社の構成を一覧で提出	再下請負通知書の情報から自動作成
その他	安全衛生誓約書等、元請独自の書類	【グリーンサイト】誓約書・持込機械・送り出し教育等の元請独自書類を登録・提出する方法

Step３　グリーンファイルの「随時提出書類」を作成する

出典：グリーンサイト

必須提出書類を「〇 確定」状態にしたら、右側の随時提出書類を作成します。こちらは持込機械や火気使用届・工事通勤用車両届等が該当します。

随時提出書類は、すべて提出しなければならないというわけではありません。
自社で工事に必要なものを作成していく形となります。

 　随時提出書類一覧

書類名	概要	解説記事
持込機械使用届（移動式クレーン・車両系建設機械等）	大型機械や車両系機械を現場に持ち込む際の届出	作成中
持込機械使用届（電気工具・電気溶接機等）	電動工具や溶接機などを持ち込む際の届出	作成中
有機溶剤・特定化学物質等使用届	有害物質を含む薬品などを使用する際の届出	作成中
火気使用願	現場での溶接やガスバーナー使用など火気作業の申請書	作成中
工事・通勤用車両届	現場で使用・通勤する車両の情報を届け出る書類	【グリーンサイト】工事・通勤用車両届の作成方法を解説！車両が選択できない場合はどうする？
工事安全衛生計画書	現場全体の安全・衛生に関する基本方針や対策をまとめた計画書	作成中
安全衛生計画書	作業ごとのリスクや対策を記した安全管理の基本資料	作成中
新規入場者等教育報告	現場初日の安全教育を実施したことを報告する書類	作成中
安全ミーティング	日々の危険予知活動や打ち合わせの実施記録	作成中
作業間連絡調査書	作業間の連携・重複作業の確認をするための書類	作成中
施工体制台帳作成通知	元請が施工体制台帳を作成したことを協力会社へ通知する書類	作成中
誓約書	安全・法令遵守等に関する誓約を記載する書類	作成中
その他	働き方チェックリスト、送り出し教育実施報告書等、元請企業独自の書類	作成中

 　書類のアップロード方法はコチラ！

Step４　一次企業は「書類提出」を行う

すべての必須提出書類が「〇 確定」になったら（下請企業分も含めて）、一次企業は最後に「書類提出」を行う必要があります。

一次企業には、下請企業の書類を取りまとめて確認する責任があります。各社から書類が集まったら、内容に不備がないかしっかり確認しましょう。

すべての書類に問題がないことを確認できたら、「提出書類一覧画面」下部にある「書類提出」ボタンをクリックして、正式に提出を完了させてください。

 書類提出について詳しくはコチラ！

  2回目以降の書類再提出を忘れそうな人は、自動化機能もおすすめ！

その他やること

作業当日に持参するもの

グリーンファイルの提出が完了したら、ひとまず下請企業としての作業は完了です。
しかし、元請企業によっては「作業当日に書類を印刷してきてね！」というケースもあります。特に多いのが、新規入場者アンケートの印刷・持参です。

新規入場者アンケートは現場入場時の教育で使用するものですが、こちらの書類もグリーンサイトから出力することができます。出力方法について詳しくは、下記記事で解説していますので、是非ご活用ください。

 　新規入場者アンケートの詳しい出力方法はコチラの記事をご参照ください！

情報のアップデート

グリーンファイルを提出した後も、有効期限切れのチェックや情報の更新は随時必要です。
企業情報・従業員情報・車両情報等はマスター管理されているものなので、期限切れのまま放置しているとグリーンファイル自体も古い情報となり、上位企業から指摘が入るケースもあります。

こまめにチェックし、情報の最新化に努めましょう。

※は、期限が近くなるとアラート機能で教えてくれます。

総括：【知らないと詰む！？】グリーンサイトに招待されたら読むべき！書類提出までの全手順

今回は、グリーンサイトの招待を受けてから書類を提出するまでの一連の流れを解説しました。年度末の忙しい時期、やるべきことが多くて混乱しがちですが、基本の流れを押さえておけばスムーズに進めることができます。

特に一次企業の方は、下請企業からの書類を取りまとめて「書類提出」ボタンを押すまでが重要な役割です。丁寧な確認とこまめな連絡を心がけて、効率よく安全書類を提出していきましょう。