Dropboxで大容量ファイルを転送する方法と注意点【Transfer】

建設業界では、報告書や写真データといった大容量のデータを取引先とやり取りすることが多いです。超アナログ派生きた化石の弊社は、大容量データを送らなければならないってとき、「諦めてCD-ROMやUSBに入れて郵送」or「メールを何通にも分けて送信」という二択で対応していました。原始的だなーというツッコミはご了承ください。

しかし、Dropboxユーザーになると、そんな悩みも一発解決。
いつもの記事では、Dropboxの不具合に文句をいうばかりなのですが、このデータ転送（共有）サービスには本当に助けられています。

使い方をしっかり覚えて、便利に利用してくださいね。

DropBoxのTransferで大容量ファイルを転送する

取引先とデータのやりとりを行う際、ほとんどの方はメールに直接ファイルを添付して送信するかと思います。ただの書類やエクセルファイルならまだ許容できる容量ですが、写真や画像が挿入されているファイルや、直接写真を送る場合等は、簡単に３МＢ、５ＭＢと容量が大きくなってしまいます。

そんなときに便利なのが、DropboxのTransfer（トランスファー）という機能です。

Transferのなんといっても便利なところは、「ファイルの転送相手がDropBoxに登録していなくても、使用可能」ということですね。どんな相手にも大容量ファイルを簡単に送信することができる、便利機能です。

DropBoxのTransferで大容量ファイルを転送する方法

それでは、転送の仕方を解説します。
とても簡単なので、一緒にやってみてくださいね。

①転送したいファイルはDropbox上に保存しておく必要はありません。パソコンの中にあるファイルでもTransferによる転送が可能です。例えば、デスクトップにあるこちらのファイルを転送してみましょう。

②転送ファイルをドラッグし、転送ファイルを選択状態にします。
（転送ファイルがひとつの場合は、こちらの動作は不要です。）

③転送ファイル上で右クリックをし、「Dropbox」をクリック→「Dropbox Transferで送信」をクリックします。

④転送パッケージ画面の中に、転送ファイルがすべて表示されていることを確認してください。
ファイルを追加したい場合は、追加したいファイルを上記の転送パッケージ画面にドラッグ＆ドロップすればOKです。

⑤高いプランでアカウント契約をしている方は、パスワードやダウンロード有効期限も設定できます。転送パッケージ画面左下の歯車マークより、それぞれ設定してみてくださいね。

⑥それでは転送しましょう。
転送方法も色々ありますが、一番簡単な「メール」を選択します。
送る相手のメールアドレスを記入し、あとは、次の画像で説明していますが、右下の転送機能で送信をクリックすれば終了です。

「リンク」を選択しても結果は一緒です。
リンクを選択しますと、転送ファイルのリンクアドレスが生成されます。
そのアドレスをコピーして、メールやラインやその他SNSに貼り付けて共有すればOKです。

⑦アドレスを入力したら、「転送機能で送信」をクリックします。

こちらが相手先に届くメールです。
「ファイルをダウンロード」ボタンをクリックすると、ダウンロード画面に移動し、ダウンロードが可能です。

Transferを行う際の注意点

非常に便利な「Transfer」という機能ですが、注意すべき点が一点あります。それは、転送する相手先のセキュリティレベルによって、リンク付きのメールが弾かれてしまうことがあるということです。

私も以前ミスしてしまったのですが、大手企業等セキュリティレベルが高い会社は、リンク付きのメールを迷惑メールと判断し受信しないようになっているんですね。しかも送信側には「受信できなかったよー。」という知らせはもちろんきませんので、しばらくたって取引先から「ファイル送られてこないんだけど！」というクレームが入りました。

企業によっては、メールは受信できるけれども、ファイルをダウンロードできない事案もありまして。ブラウザの影響か、社内システムの影響か、はたまた人為的な影響か…。相手のパソコンの見ることはできないので、できない場合は諦めて原始方法に戻しています。

対処方法

何度もやりとりを行っている会社なら大丈夫ですが、初めてTransferを使用する会社はやはり「メールが届かない」・「届いていないことが分からない」というのが非常にまずいです。

私の場合は、Transferメールをお送りした後、普通のメールにて「先ほど、転送ファイルを送りましたが見れましたでしょうか？」と確認のメールを送信しています。日頃電話する相手でしたら、「今転送ファイル付きのメールを送りましたよ。」と電話するのもアリかと思います。

少々面倒くさい作業ではありますが、Transferでやり取りしたことがない企業相手には、一度確認する方が間違いがないと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今まで大容量のデータを、何回にも分けてメール送信していた手間を考えたら、恐ろしいほど簡単な転送方法だと思います。

こんな便利な機能使わない手はない！
他の企業も続々とオンラインストレージの同じようなサービスを導入していますし、使い方を覚えて活用していきましょう。