【グリーンサイト】誓約書・持込機械・送り出し教育等の元請独自書類を登録・提出する方法

作業員名簿や再下請負通知書と異なり、元請会社独自の書式で提出しなければならない書類がいくつかあります。

作業員名簿や再下請負通知書は、グリーンサイトのWebシステム上で入力したり、選択することで提出が可能となりますが、安全衛生誓約書や持込機械・送り出し教育・火気使用届といった元請会社独自の書類は、グリーンサイト上では完結せず、いくつかの手順を踏まなければなりません。

グリーンファイルを作成していて、上記のようなダウンロード～アップロードを行わなければならない書類がありましたら、こちらの記事を参考に対応してみてくださいね。

特定書類の提出手順

グリーンファイルの作成は基本的にWeb上で完結しますが、一部の書類については特定の手順が必要です。例えば、安全衛生誓約書や持込機械・送り出し教育・火気使用届など、元請会社独自の書類の場合、グリーンサイトから提供されるExcelテンプレートをダウンロードし、必要事項を編集・押印した後、再度グリーンサイトへアップロードする必要があります。以下では、この手順について詳しく解説します。

グリーンサイトより書類のテンプレートをダウンロード

各工事のグリーンファイルを編集する中で、下記のような画面が表示される場合があります。
すべての工事で必要な作業員名簿や再下請負通知書とは異なり、元請会社各々が設定した書類を提出する際に、このような画面が表示されます。

出典：グリーンサイト

右上にある「フォーマット出力」をクリックします。
クリックするとすぐにExcelファイルがダウンロードされます。

※「持込機械等（電動工具・電動溶接機等）使用届」を例としていますが、安全衛生誓約書や火気使用届等も同じ方法で提出できます。

出典：グリーンサイト

テンプレートの編集・押印

ダウンロードしたファイルを開き、ファイルを編集します。
こちらの書類は元請企業が設定しているものなので、現場や元請企業によって書式が異なる場合があります。

押印箇所がある場合は、一度印刷してからPDF化します。
押印箇所がない場合は、エクセルから直接PDF出力で問題ありません。

グリーンサイトへ書類のアップロード

出典：グリーンサイト

PDFを出力したら、グリーンサイトに戻りアップロード作業を行います。
先ほどの画面に戻り、右上の「新規登録」ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

ファイルを登録する画面が開くので、「タイトル」を入力し、先ほど作成したPDFファイルを添付します。

項目	対応方法
タイトル	任意のタイトルを入力してください。 弊社では、会社名＋書類名で登録しています。 特に指定がない場合は、「株式会社〇〇_持込機械使用届」という塩梅で記入すればOKです。
アップロード	「添付」ボタンを押下し、先ほど作成したPDFファイルを選択します。

出典：グリーンサイト

登録が完了したら、忘れずに画面下の「確定」ボタンをクリックしください。

まとめ

安全書類は、もともと企業ごとに独自の様式が多く存在します。そのため、グリーンサイトのシステムだけでは提出が完了せず、書類をダウンロードして編集・押印し、再度アップロードする手順が必要になる場合があります。

少々手間に感じるかもしれませんが、郵送やファイリングといった作業が不要になる分、効率的に管理できる仕組みです。少しずつ手順を覚えながら、便利さを実感していただければと思います。