【グリーンサイト】再提出忘れゼロへ！新機能再提出自動化機能を徹底解説！

2024年12月12日2024年12月19日

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グリーンサイトを利用している方の中には、変更した書類を「再提出」し忘れてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか？

変更した内容が元請企業に通知されないままでは、せっかくの修正が無駄になってしまいます。そんな悩みを解消するために、「グリーンサイト」が新たにリリースしたのが「再提出自動化機能」 です。この機能を活用すれば、書類変更後の提出漏れを防ぎ、スムーズに業務を進めることができます。

本記事では、「再提出自動化機能」の概要や設定方法を分かりやすく解説します。ぜひ最後までご覧いただき、この便利な機能を活用してみてください。

この記事を書いた人

事務員たなか(@tanaka_kodozimu)


建設業事務員のたなか(@tanaka_kodozimu)です。
元SEで安全書類作成をメインに、経理・総務・人事・IT土方なんでもやっています。
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再提出自動化機能とは？

「再提出自動化機能」は、2024年12月5日にリリースされたグリーンサイトの新たな機能です。

一次会社は、現場毎に作業員名簿や再下請負通知書等のグリーンファイルを作成し、下請企業の書類も確認した後、「書類提出」ボタンをクリックすることで元請企業に書類提出し作業が完了となります。この作業は、一次会社特有のものです。

書類提出について詳しくはこちら！

【グリーンサイト】書類提出ボタンの意味、ボタンがない場合の対処方法

この書類提出作業は、一度書類を提出し元請企業が受領したあとに変更が生じた場合も行わなければなりません。自社を含め、下請企業が少しでも書類を変更すると、この「再提出」ボタンをクリックするという作業が生じることから、これまで再提出忘れが頻繁に起こっていました。

出典：グリーンサイト

事務員たなか

再提出ボタンをクリックしないと、
上記のように「再」という状態でずっと残り続けてしまいます。

この問題を解消するためにリリースされたのが 「再提出自動化機能」 です。この機能を事前に有効化しておくことで、書類変更後に再提出ボタンをクリックする必要がなくなり、夜間に自動で再提出が行われます。

自動化設定を活用することで、再提出忘れを防止し、業務の効率化が図れるというわけです。

再提出自動化機能の注意点

再提出漏れを防ぐ非常に便利な機能ですが、注意する点もありますので設定を行う前に事前に確認してください。

再提出自動化機能の注意点

初期設定は「利用しない」となっている
グリーンファイル初回提出は、従来通り手動提出
自社が一次協力会社となるグリーンファイルが対象

初期設定は「利用しない」となっている

初期設定では、各企業、自動化機能を「利用しない」になっています。自動化機能を利用したい企業は、企業設定から設定変更が必要になりますので、こちらのブログの「再提出自動化機能の設定方法」をご参照の上、設定を行ってください。

事務員たなか

「リリースされたんだー！これで提出漏れしないぞー！」
と思っているうっかりさんは注意です。

グリーンファイル初回提出は、従来通り手動提出

この自動化機能は「再提出」にのみ適用されます。
はじめてグリーンファイルを提出する際は、従来通り画面下部の「書類提出」ボタンをクリックする必要がありますので要注意です。

安全書類は本来、上位企業が下位企業の書類を確認し、自社分とまとめて提出するものです。一次企業が確認を終える前に自動で元請企業へ提出するのではなく、初回提出時には従来通り手動で確認・提出を行う必要があるためだと考えられます。

また、元請企業がグリーンファイルの受領を「否認」している場合は、手動提出が必要となります。ステータスが「提出中」の場合も自動で再提出は行われませんので注意してください。

自社が一次協力会社となるグリーンファイルが対象

繰り返しとなりますが、「書類提出」機能が利用できるのは一次会社のみです。二次下請以降は、作業員名簿などのグリーンファイルを作成・登録した時点で作業が完了しており、提出処理は必要ありません。

書類変更があった場合は、メールなどで変更の通知を行うことが望ましいと思われますが、実際にはそのような対応をしている企業は少なく、変更に気づかないまま進んでしまうケースもあります。このような状況を防ぐためにも、再提出自動化機能を有効にしておくことで、書類変更の確認漏れや提出忘れを大幅に減らすことができるではないでしょうか。

再提出の自動化は毎日夜間に実施される

再提出自動化を有効にしている場合、書類を変更した日の夜間に自動で再提出が実施されます。もし即時で提出したい場合は、手動で「再提出」ボタンをクリックする必要があるので注意してください。

事務員たなか

書類を変更・再登録した時点で提出されるわけではないのでお気を付けください。

再提出自動化機能の設定方法

事務員たなか

前置きが長くなりましたが、
再提出自動化機能の設定方法を確認しましょう！

STEP

ログイン

まずはグリーンサイトにログインします。

STEP

「企業管理」をクリック

出典：グリーンサイト

画面左上の「企業管理」ボタンをクリックします。

STEP

「企業設定」をクリック

出典：グリーンサイト

企業担当者向け機能ページへ入りました。
メニュー下の方にある「企業設定」ボタンをクリックします。

STEP

再提出自動化機能の「利用する」or「利用しない」にチェック

出典：グリーンサイト

企業設定ページに入りました。
画面上部に、再提出自動化機能を「利用する」「利用しない」を選択するラジオボタンがあります。
初期設定では「利用しない」が選択されているので、「利用する」場合は「利用する」ボタンを選択します。「利用しない」場合は、初期設定のままでOKです。

再提出自動化は、毎晩夜間に自動で実行されます。

・自社の変更作業が1日で終わらない！
・下請企業の変更書類の確認がすぐにできない！

等の場合、変更途中で提出作業が行われてしまう可能性もあるので、自社の利用に沿って機能を使用するかしないかはご判断ください。

事務員たなか

弊社はとりあえず再提出自動化機能を「利用する」にしてみました。問題があればすぐに変更できるので、お試しで運用しています。

STEP

「登録」ボタンをクリック

画面下部の「登録」ボタンをクリックします。

事務員たなか　(ゲンドウ風)

以上で設定作業は完了です。
再提出自動化機能を利用して、再提出漏れを防ぎましょう！

まとめ

「再提出自動化機能」は、グリーンファイルの再提出忘れを防ぎ、業務の効率化を図る便利な機能です。一次会社のみが利用できるこの機能は、初回提出を手動で行う一方、書類変更時の再提出を自動化することで、確認漏れや提出漏れのリスクを軽減します。特に、通知が少ない状況では自動化機能を活用することで、安全書類の管理がスムーズになります。適切な設定と運用で、効率的な業務プロセスを実現しましょう。