【グリーンサイト】今まで使用していたグリーンファイルを来年度用に更新する方法

新しい年が明け、次にやってくるのは年度末。
年度末に差し掛かると、次年度分の安全書類を提出してねー！という依頼も多いのではないでしょうか。
グリーンサイトを利用している会社からも、「3月末までに来年用に更新しておいてねー！」なんてフランクに頼まれることがあります。

事務員たなか

更新って何すりゃいいの…？

と思う方も多いはずです。
今回は、グリーンサイト更新方法についてまとめます。

 この記事を書いた人

事務員たなか(@tanaka_kodozimu)

建設業事務員のたなか(@tanaka_kodozimu)です。
元SEで安全書類作成をメインに、経理・総務・人事・IT土方なんでもやっています。
子ども二人の限界主婦。事務作業や子育てが少しでも楽になる情報を発信しています。

【グリーンサイト】次年度に向けて、何をどのように更新したら良いのか？

グリーンサイトの使い方は元請企業によって様々ですが、ひとつひとつの工事毎に何度も提出するところもあれば、工期を20XX年4月1日～20YY年3月31日の1年間に設定して、その間に何度工事があってもそのグリーンファイルで対応するといった場合もあります。

そんなもんで、年度末になると、元請企業より「来年度のグリーンサイトの登録宜しくねー！」とメール等で告知が来ます。

前年度分のグリーンファイルを一旦クローズして新たにプロジェクトを立ち上げる場合もありますが、（その場合は、新たに招待メールが届きます。）前年度分をそのまま利用して、工期を変えることで次年度も引き続き同じグリーンファイルを使用する場合もあります。

元請すずきさん

たなかさん！グリーンサイトの更新宜しくねー！

事務員たなか

軽っ…

まずは、元請企業がどちらの方法で次年度の登録作業を行うのか確認してください。

前年度のグリーンファイルを利用する場合の対応方法

元請企業から「前年度のグリーンファイルを利用するから、更新しといてね！」と言われた場合は、下記の事項に注意して更新作業を進めてください。

１．再下請負通知の「工期」を変更する

まずは、再下請負通知書の工期を変更します。

STEP

ログイン

グリーンサイトにログインします。

STEP

グリーンファイル一覧画面へ

ログインしたら、グリーンファイルを管理する（作成・修正・提出）枠の中にある「グリーンファイル一覧」ボタンをクリックします。

STEP

書類一覧の「編集」ボタンをクリック

グリーンファイル一覧画面にて、更新したいプロジェクトの書類一覧「編集」ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

STEP

再下請負通知書の更新

①提出書類一覧画面にて、必須提出タブの再下請負通知書「〇 （確定）」ボタンをクリックします。
　※前年度に既に提出している書類なので、ボタンは緑の「〇 （確定）」となっています。

②再下請負通知書照会画面が開きました。画面最下部の「編集」ボタンをクリックします。

③画面をスクロールすると、ページ中ごろに「工期」を入力する項目があるので、任意の日付に変更します。

事務員たなか

たいていは4月始まり3月終わりなので、
「2024年4月1日～2025年3月31日」という塩梅で変更します。

再下請負通知書にて注意すべき項目

• 工期
• 注文者との契約日
  → 任意入力とはなりますが、工期を変更する場合こちらも変更したほうが良いです。
• 工事名称
  → 「○○年度 ××工事」というような名称にしている場合が多いので、そちらも確認しましょう。
• 労災上乗せ保険有無
  → 労災上乗せ保険は、再下請負通知書画面で設定するようになっています。期限が切れてる可能性があるので、確認してください。

 労災上乗せ保険の登録方法はコチラから！

【グリーンサイト】労災上乗せ保険の登録方法は？期限アラートが来ないや保険金額についても画像付きで解説

STEP

確定する

入力内容に問題がなければ、画面下部の「確定」ボタンを押下し保存します。

ちなみに、グリーンファイル一覧画面で「編集」ボタンをクリックせずに、元請会社名の右側にある「詳細」ボタンをクリックすると、工事の基本情報画面が表示されます。そちらにも案件の工期が表示されますが、下請け企業は変更できないため元請企業のアクションを待ちましょう！

２．工事車両の「使用期間」を変更する

工事車両を登録している場合、使用期間の変更も忘れずに行いましょう。

STEP

ログイン

グリーンサイトにログインします。

STEP

グリーンファイル一覧画面へ

ログインしたら、グリーンファイルを管理する（作成・修正・提出）枠の中にある「グリーンファイル一覧」ボタンをクリックします。

STEP

書類一覧の「編集」ボタンをクリック

グリーンファイル一覧画面にて、更新したいプロジェクトの書類一覧「編集」ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

STEP

工事・通勤用車両届の更新

①提出書類一覧画面にて、随時提出タブの工事・通勤用車両届「〇 確定」ボタンをクリックします。
　※前年度に既に提出している書類なので、ボタンは緑の「〇 確定」となっています。

②工事・通勤用車両届一覧画面が開きました。使用期間を変更したい車両名をクリックします。

③工事・通勤用車両届照会画面が開くので、画面最下部の「編集」ボタンをクリックします。

④「使用期間」を入力する項目があるので、任意の日付に変更します。

事務員たなか

たいていは4月始まり3月終わりなので、
「2024年4月1日～2025年3月31日」という塩梅で変更します。

車両の情報は、基本情報にて随時更新しているので、工事・通勤用車両届で更新するものは少ないです。念のため、日付等を確認しSTEP5の確定へ進んでください。

STEP

確定する

入力内容に問題がなければ、画面下部の「確定」ボタンを押下し保存します。

事務員たなか

以上で、工事・通勤用車両届の更新が完了しました！
他の車両もある場合は、同じ塩梅で更新していきます。

３．誓約書や持込機械等、アップロードした書類を再登録する

グリーンファイルのWEBシステム上だけでは完結しないいくつか書類があります。誓約書や持込機械等の元請企業独自の書類は、一度テンプレートをダウンロードして、エクセルを編集して再度アップロードという手順を踏まなければいけません。

 元請独自書類の登録・提出方法はコチラから！

このような書類は、作成日を入力している場合が多いので、来年度版を新たに作成する必要があります。

事務員たなか

再作成が必要かどうかは、元請企業に確認すると良いと思います。

４．その他、前年から変更しているものがあれば修正する

その他、作業員名簿等に変更がある場合は更新します。
自社が一次下請負業者で、作業員名簿や再下請負通知書を変更した場合は、提出書類一覧画面のボタンが「確定（緑）」から「再提出待ち（ピンク）」に変わります。

再提出待ちになったときは、画面下部の「書類提出」ボタンを忘れずにクリックしてくださいね。

出典：グリーンサイト

 「書類提出」について詳しくはコチラ

事務員たなか

以上が、前年度のグリーンファイルを利用する場合の対応方法です。

まとめ

建設業の事務員・経理部員泣かせの年度末が近づいてきました。
普段は鳴らないメール通知が毎日鳴り響き、グリーンサイトの更新作業が５件も溜まっている状態です。
少しずつグリーンサイトをマスターして、作業員の安全な工事の為尽力していきましょう！

いやしかし。デスクが紙で溢れかえり、DX化にはまだまだ遠いと感じる建設業界です…

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