【グリーンサイト】書類提出ボタンの意味、ボタンがない場合の対処方法

面倒な安全書類の作成をWEBクラウド上で作成・提出・一元管理することができるサービス、グリーンサイト。利用料金を支払い一度登録さえしてしまえば、どの現場でもデータを流用することができ、時間や作成労力の削減に繋がります。

とても便利なサービスではありますが、そもそも元請会社がグリーンサイトを利用していないことには、このサービスを利用することはできませんし、現場至上主義でパソコン仕事に不慣れな一人親方の方や、慣れないシステムに四苦八苦している事務員が多いというのが現状です。

弊社でも４年程前にアカウントを作成しましたが、そもそも利用している取引会社が少なく、極たまーに使用するという状況でした。

が！ここ１～２年でグリーンサイトを利用する元請会社が倍以上に増え、下請負業者は有無も言えず慣れないグリーンサイトでの登録をしこしこ行わなければならなくなりました。

利用する会社が増えた一方、グリーンサイトの使い方、マニュアルはほぼない状況で、今まで４年間、トライ＆エラーを繰り返しながら登録作業を行ってきました。

グリーンサイトを導入してくれ！と元請会社から急に依頼され困っている事務員の皆様も多いのではないでしょうか？

そんな方々の為に、私が実際に使用してみて困ったこと・解決したこと等を備忘録的に共有したいと思いますので、参考になさって下さいね。

事務員たなか

グリーンサイトって、一度覚えれば確かに安全書類の作成は楽なんだけど、慣れるまで操作がわかりづらいんだよね。

事務員たなか

しかもマニュアルらしいマニュアルもないし、参考記事も少ない。元請会社に聞いてもイマイチわからない様子。
本当に「感覚」で何とかここまでやってきた。

事務員たなか

絶対困っている事務員の方や一人親方多いと思う。
（という愚痴）

書類を作成したのに提出できていない場合の対処方法

試行錯誤しながら作業員名簿や再下請負通知書を登録しホッと一息ついていたにも関わらず、上位会社から「書類まだですか？」「書類を早く提出してください！」と言われ、途方に暮れている方はいらっしゃいませんか？

「いやいや登録したけども！」と思っても、実は書類を登録しただけでは上位会社へ書類を提出したことにはならないのです。

事務員たなか

私も昔、「期限過ぎてますけど、いつ提出してくださるんですか？」とぶち怒られたことがあります。

それでは、書類の提出方法について紹介いたします。

１．書類を作成する

上位会社より招待メールを受信したら、まず再請負編成を行います。
その後、作業員名簿や再下請負通知書の登録作業したり、誓約書や適正配置措置等の書類をアップロードしたりという作業がありますね。これが「書類を作成する」という作業です。

これらの詳しい手順については、別の記事で解説しておりますのでご覧ください。

 　グリーンサイトの各書類の作成方法はこちら！

２．「書類提出」ボタンを押す

各書類の登録作業が終わったら、ホッと一息する前に必ずやらなければならないことがあります。

それは「書類提出」ボタンの押下です。


貴方の会社が一次下請負会社の場合、自社と二次以下の下請負会社の書類を登録すると、ステータスが「作成」の水色から「確定」の緑色、または「再提出待ち」のピンク色に変わります。

書類の登録が終わったからと放置していますと、元請会社は貴方の作成した書類を見ることができませんので、必ず「書類提出」ボタンをクリックしましょう。

「書類提出」の作業は一次会社のみが行うものです。
二次会社以降は、書類を作成・登録した時点で、一次会社が確認できるようになります。

なお、一次会社はすべての下請け企業の書類を確認したうえで、「書類提出」を行う必要がありますので、ご注意ください。

2024年12月4日追記
2024年12月5日より「再提出自動化機能」が追加されます。これは、いったん受領されたグリーンファイルを再編集した際に、「再提出」ボタンのクリック漏れを防ぐために導入された機能です。初期設定は再提出自動化を「利用しない」となっているので、12月5日のリリース以降に、企業設定にて「自動化する」の設定変更が必要になります。

こちらはあくまで再提出の自動化なので、初期提出は従来通り手動提出が必要ですのでご注意ください。

２．書類提出確認画面で上位会社へのメッセージを入力する

書類提出ボタンを押すと、「書類を提出してもよろしいでしょうか？」という
確認画面が表示されます。

元請会社にメールを送るときと同じようにメッセージを記入し、「はい」ボタンを押下します。

【メッセージ例】

㈱〇△□　御中

いつもお世話になっております。
㈱〇〇建設のたなかです。

グリーンサイトの登録が完了致しました。
恐れ入りますが、ご確認の程お願い申し上げます。

３．提出書類一覧画面にて「書類の提出が完了しました」を確認する

書類の提出が完了すると、提出書類一覧画面に戻ります。
画面左上に水色の文字で「書類の提出が完了しました」の文字が表示されましたら、問題なく書類が提出されています。

書類提出ボタンを押下する前のステータスが、ピンク色の「再提出待ち」だった場合、緑色の「確定」ボタンに変わっていると思いますので、確認してみてください。

以上で協力会社としての安全書類提出が完了しました。

書類提出ボタンがない場合の対応方法

書類提出ボタンが重要だということはお判りいただけたと思うのですが、そもそも提出書類一覧画面に「書類提出」ボタンがない場合はどうしたらよいのかお伝えします。

書類を作成したけれど、「戻る」ボタンしか表示されていない場合、貴社はこの工事の二次下請負以下ではないでしょうか？

そうです、自社が二次下請負以下の場合は「書類提出」ボタンがそもそも表示されません。


一次下請負会社が貴方の登録した書類を確認した後、元請会社に向けて「書類提出」を行いますので、登録した時点で作業は終わりです。

書類を作成した時点で一次下請負会社は書類を見ることができますが、常にグリーンサイトに張り付いているわけではないので、メールや電話等で「作成完了しましたよー。」と一次下請負会社に連絡すると親切です。

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まとめ

せっかく登録した各書類も「書類提出」ボタンを押さないことには、元請会社へ提出されたことにはなりません。
安全書類は期限にシビアな面もありますから、忘れずに書類提出を行い、安全な工事の為に尽力してくださいね。

ちなみに「書類提出」ボタンの押下が必要な書類は「必須提出」タブの書類のみです。「随時提出」タブの書類は作成した時点で自動で確定となりますので、頭の片隅に置いておいてください。

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