労務安全書類の一元管理・編集・提出がオンライン上で行えるサービス「グリーンサイト」。 グリーンサイトに下請負企業を登録したいけれど、下請負企業がまだグリーンサイトに未登録の場合、代理で登録申請、編集作業も行えるって知っていましたか？いわゆる「代行登録」というやつです。
事務員たなか今回は、グリーンサイトの代行登録方法についてまとめました。
事務員たなか(@tanaka_kodozimu)
建設業事務員のたなか(@tanaka_kodozimu)です。
元SEで安全書類作成をメインに、経理・総務・人事・IT土方なんでもやっています。
子ども二人の限界主婦。事務作業や子育てが少しでも楽になる情報を発信しています。
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グリーンサイトとは
グリーンサイトとは、グリーンファイルと呼ばれる労務安全書類や施工生体台帳を作成・提出・管理できるサービスです。グリーンサイトに契約している元請企業は500社を突破し、協力会社や上位会社が代行している会社も含めると75万社以上となっています。(2023年8月末時点)
ご覧の通り、大手ゼネコンを中心に多くの企業が登録しており、建設業界のIT化が進む中で、さらに増加するサービスともいえます。弊社においてもグリーンサイトから安全書類を提出してほしいと言われる機会が増えました。
グリーンサイトの代行登録とは
下請負企業がグリーンサイトに登録していない場合は、基本的に紙で提出する形を取ります。しかし、頻繁に安全書類を提出しなければならない、グリーンサイトに登録したいけどパソコンやスマートフォンを持っていない等の理由で加入が難しい場合、上位企業が代理でグリーンサイトに登録する「代行登録」を行うことができます。
代行登録を行うと、従業員情報の変更や安全書類の編集・提出等も、基本的に上位企業が行うことになります。
事務員たなか下請負企業にあれやこれや出してもらった挙句、不備でやり直しとなるより、最初から代行企業として管理する方が楽だったりします。
代行登録の料金は？
1企業あたり年間2,400円(税別)かかります。
一度代行登録しますと、会社情報や従業員情報がグリーンサイト上に記録され、ほかの会社からも下位企業として閲覧編集が可能となります。上位企業同士で代行企業の情報を共有している形ですね。既に別会社が代行登録している企業に便乗する形で代行登録を行っても、2,400円かかりますのでご注意ください。
尚、代行登録する会社が一人親方の場合は、料金がかかりません。
代行登録するには？
代行登録するには、自社が既にグリーンサイト登録済みであることが前提です。 メニューから検索するので、順番にやっていきましょう。
グリーンサイトにログインしてください。
画面左上に「メニュー」ボタンがあるので押下します。
メニュー左側に「再請負管理」ボタンがあるので押下します。
「再請負業者リスト一覧」ページが表示されるので、上部の「リスト追加」を押下します。
「再請負業者候補検索」ページが表示されるので、代行登録したい会社の下記情報を入力します。
①法人格
②企業名
③郵便番号
④代表電話番号
「次へ」ボタンを押下します。
検索候補一覧が表示されます。該当リストに登録したい代行企業の情報と一致するものがあれば「登録」を、該当リストになければ「新規代行登録」ボタンを押下します。
【推奨アイコンの意味】
- ◎：検索項目「代表電話番号」の条件に一致
- 〇：検索項目「郵便番号・企業名」両方の条件に一致
- △：検索項目「企業名」の条件に一致
事務員たなか他の企業が既に代行登録している場合は、「該当リスト」に企業名が表示されますよ！
代行申請条件を読み同意すると、代行登録画面に進みます。「登録」ボタンから進んだ方は、既に企業名や住所等が入力されているので、情報に誤りがないか確認してください。「新規代行登録」ボタンから進んだ方は、代行企業の情報を新たに登録します。
- 企業名
- 住所
- 電話番号
- 代表者名
- 退職金共済加入有無
- 建設業許可情報
- 保険情報 etc・・・
事務員たなか (ゲンドウ風)これで第一段階が終了しました。
事務員たなか申請完了には、もうひと頑張り！
覚書のアップロード作業があります。
画面左上のグリーンサイトロゴマークをクリックし、トップページに戻ります。左上に「メニュー」ボタンがあるので、押下します。
メニュー左側の「代行企業管理」ボタンを押下します。
代行企業一覧が表示されるので、代行登録したい会社名を選択し、画面下部の「覚書出力」ボタンを押下します。
代行登録してもらう会社と覚書を締結します。「代行登録しますよー」「代行登録を委託しますよー」「個人情報の扱いには十分気を付け、範囲を超えての利用はしませんよー」等ということを合意します。両社の会社印が必要なので、ご注意ください。
事務員たなか本来は、上記の代行登録の前に、同意を得て覚書を締結します。
事務員たなか (ゲンドウ風)覚書のテンプレートを出力するには、代行登録申請が必要なので、この順番で記載していますよ。
Step3の「代行企業一覧画面」にて、該当企業を選択し、下部の「覚書アップロード」ボタンを押下します。アップロード画面に遷移するので、締結した覚書をアップロードしてください。
事務員たなか以上で、代行登録申請が完了しました。
申請ステータスが「登録済み」になれば、代行企業としてグリーンファイル等の編集が可能です。
事務員たなか (ゲンドウ風)覚書をアップロードして、承認まで最低2～3日かかるようです。
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まとめ
代行登録申請、無事できましたでしょうか？ 一度代行登録をしますと、下請負業者のグリーンファイルも簡単に提出することができます。 代行会社の期限を管理したり、代行会社の安全書類を作成する手間はありますが、普段の安全書類のように、「書類を下請負業者に渡して、記入してもらって、チェックして」というやりとりが不要になるので、通常より簡単に手早く元請企業に書類の提出ができますよ。 覚書の締結＆アップロードが忘れがちなので、忘れずに行ってくださいね。
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