【グリーンサイト】誓約書・持込機械・送り出し教育等の元請独自書類を登録・提出する方法

グリーンサイトを使えば、作業員名簿や再下請負通知書のような共通書類は、画面上で選択・入力するだけで簡単に提出できます。

しかし、安全衛生誓約書や持込機械届、送り出し教育報告書、火気使用届など、元請会社ごとにフォーマットが異なる“独自書類”についてはそうはいきません。これらはグリーンサイト上で完結せず、一度エクセルなどをダウンロードし、必要事項を記入してアップロードするという別の手順が必要になります。

グリーンファイルを作成する中で、こうしたダウンロード → 記入 → アップロードの手順が必要な書類に出会った場合は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

この記事では、元請会社ごとに異なる独自書類にはどんなものがあるのか、それらの提出手順をわかりやすく解説しています。

特定書類の提出手順

グリーンファイルの作成は基本的にWeb上で完結しますが、一部の書類については個別の手順が必要となります。
たとえば、安全衛生誓約書や持込機械届、送り出し教育報告書、火気使用届などの元請会社独自の書類は、グリーンサイト上で直接入力・提出はできません。

これらの書類は、グリーンサイトから提供されるExcelテンプレートを一度ダウンロードし、必要事項を記入・押印したうえで、再度グリーンサイトへアップロードする必要があります。

①グリーンサイトより書類のテンプレートをダウンロード

各工事のグリーンファイルを編集する中で、下記のような画面が表示される場合があります。
すべての工事で必要な作業員名簿や再下請負通知書とは異なり、元請会社各々が設定した書類を提出する際に、このような画面が表示されます。

出典：グリーンサイト

右上にある「フォーマット出力」をクリックします。
クリックするとすぐにExcelファイルがダウンロードされます。

※「持込機械等（電動工具・電動溶接機等）使用届」を例としていますが、安全衛生誓約書や火気使用届等も同じ方法で提出できます。

出典：グリーンサイト

②テンプレートの編集・押印

ダウンロードしたファイルを開き、ファイルを編集します。
こちらの書類は元請企業が設定しているものなので、現場や元請企業によって書式が異なる場合があります。

押印箇所がある場合は、一度印刷してからPDF化します。
押印箇所がない場合は、エクセルから直接PDF出力で問題ありません。

③グリーンサイトへ書類のアップロード

出典：グリーンサイト

PDFを出力したら、グリーンサイトに戻りアップロード作業を行います。
先ほどの画面に戻り、右上の「新規登録」ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

ファイルを登録する画面が開くので、「タイトル」を入力し、先ほど作成したPDFファイルを添付します。

項目	対応方法
タイトル	任意のタイトルを入力してください。 弊社では、会社名＋書類名で登録しています。 特に指定がない場合は、「株式会社〇〇_持込機械使用届」という塩梅で記入すればOKです。
アップロード	「添付」ボタンを押下し、先ほど作成したPDFファイルを選択します。

出典：グリーンサイト

登録が完了したら、忘れずに画面下の「確定」ボタンをクリックしください。

総括：【グリーンサイト】誓約書・持込機械・送り出し教育等の元請独自書類を登録・提出する方法

安全書類は、もともと企業ごとに独自の様式が多く存在します。そのため、グリーンサイトのシステムだけでは提出が完了せず、書類をダウンロードして編集・押印し、再度アップロードする手順が必要になる場合があります。

少々手間に感じるかもしれませんが、郵送やファイリングといった作業が不要になる分、効率的に管理できる仕組みです。少しずつ手順を覚えながら、便利さを実感していただければと思います。