【グリーンサイト】昔のグリーンファイルが邪魔？自社工期満了のグリーンファイルを非表示にする方法

安全書類の提出に便利なグリーンサイト。
年々登録企業も増えており、弊社でもグリーンサイトで安全書類を提出する機会がここ5年で各段に増えました。

便利になった一方、増え続けるグリーンファイルを整理したいと思ったことはないでしょうか？
グリーンサイトのデフォルト設定ですと、工期満了となった過去の工事まで残り続けてしまうため、どれが最新のものか分かりづらい場合があります。

今回は、工期満了となった工事ファイルを非表示にする方法を解説します。

 この記事を書いた人

事務員たなか(@tanaka_kodozimu)

建設業事務員のたなか(@tanaka_kodozimu)です。
元SEで安全書類作成をメインに、経理・総務・人事・IT土方なんでもやっています。
子ども二人の限界主婦。事務作業や子育てが少しでも楽になる情報を発信しています。

工期満了工事を非表示にする方法

工期満了になった工事を非表示にするためには、「アーカイブ」機能を使用します。

アーカイブとは、英語の「archive」に由来する言葉で、IT分野で主に使われています。データを長期保存するために、専用の保存領域に安全に保存しておくことを指します。

作業所（グリーンファイル）ごとにアーカイブをONまたはOFFに選択する箇所がありますので、表示・非表示を管理することができます。

自社工期内は、アーカイブ機能を使用することはできないので、グリーンファイルを非表示にすることはできません。

アーカイブをONにする手順

事務員たなか

それでは、アーカイブをONにする方法をみていきましょう！

STEP

ログイン

まずはグリーンサイトにログインします。

STEP

「グリーンファイル一覧」をクリック

出典：グリーンサイト

画面右側グリーンファイルを管理する（作成・修正・提出）の「グリーンファイル一覧」ボタンをクリックします。

STEP

該当作業所の詳細ボタンを選択する

出典：グリーンサイト

グリーンファイル一覧画面に入ります。
グリーンファイルの一覧が表示されるので、該当作業所の一番左側にある「詳細」ボタンをクリックします。

STEP

アーカイブをONにする

グリーンファイル基本情報編集画面が開きます。
画面の下部に「アーカイブ」という項目があるので、そちらを「ON」にして、確定ボタンをクリックします。

出典：グリーンサイト

事務員たなか

工期内のうちは、こちらをONにしてもエラーとなります。

出典：グリーンサイト

STEP

グリーンファイル一覧を確認

グリーンファイル一覧画面に戻ると、
先ほどアーカイブONにしたグリーンファイルは表示されなくなっています。

事務員たなか

この塩梅で、工期完了したものはアーカイブONにしていきます。
過去工事が非表示になるとスッキリしますね！

事務員たなか

アーカイブをONにしても、
削除されたわけでわないので安心してください。

アーカイブ保存したものを表示させる方法

アーカイブをONにして非表示になった工事も、いつでも再表示可能です。
グリーンファイル一覧画面では、検索条件を指定することができるため、画面上部の「詳細条件を表示する」をクリックし、表示された「アーカイブを含める」に☑チェックして「検索」ボタンをクリックしてください。
※2024年5月現在、検索窓のデザインが下記のように変更されたようです。

出典：グリーンサイト

こちらのチェックを入れると、アーカイブONにした工事もすべて表示されるようになります。
アーカイブを解除したい場合は、上記の手順で「グリーンファイル基本情報編集画面」に入った後、アーカイブをOFFにすることで解除することも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
グリーンファイルは基本的に工事ごとに作成するものなので、どんどんファイルが増えていくのが現状です。工期を過ぎた場合でもファイルは残り続ける為、アーカイブをON、OFFすることで、見やすく管理することをおすすめします。

事務員たなか

似たような名前の作業所が増えてくるので、終わったものはどんどん非表示にしちゃいましょう。

あわせて読みたい

グリーンサイトはアプリ非対応！？スマホで使用できないかやってみた 2024年現在、グリーンサイトを利用している作業員数は195万人を超え、多くの建設関連会社がこのシステムを利用しています。上位企業から登録を依頼されるケースも増え、…

あわせて読みたい

【義務？】職長教育を5年更新しないとどうなる？期限切れの影響と再教育について徹底解説！ 建設業界で安全を確保するために重要な職長教育。安全衛生管理の基礎知識や現場での責任を果たすために必要なスキルを習得する研修ですが、更新を怠った場合にはどのよ…

あわせて読みたい

【グリーンサイト】代行企業登録に必要な書類は？覚書のテンプレート場所や登録方法を解説 労務安全書類の一元管理・編集・提出がオンライン上で行えるサービス「グリーンサイト」。 グリーンサイトに下請負企業を登録したいけれど、下請負企業がまだグリーンサ…

あわせて読みたい

【グリーンサイト】作業員名簿の登録方法・編集方法を解説 上位会社から招待メールが届き、あーでもないこーでもないをしながら再請負業者の登録作業を行った皆様。残念ながらグリーンサイトの書類提出はここからが本番です。必…