【グリーンサイト】誓約書・持込機械・送り出し教育等の元請独自書類を登録する方法

作業員名簿や再下請負通知書と異なり、元請会社独自の書式で提出しなければならない書類がいくつかあります。

作業員名簿や再下請負通知書は、グリーンサイトのWebシステム上で入力したり、選択することで提出が可能となりますが、誓約書や持込機械・送り出し教育・火気使用届といった元請会社独自の書類は、エクセルをダウンロード→編集→押印→グリーンサイトへアップロードという手順を踏まなければなりません。

グリーンファイルを作成していて、上記のようなダウンロード～アップロードを行わなければならない書類がありましたら、こちらの記事を参考に対応してみてくださいね。

書類のアップロード方法

各工事のグリーンファイルを編集する中で、下記のような画面が表示される場合があります。

出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top

作業員名簿や再下請負通知書を編集した時とは、明らかに違う画面ですよね。
すべての元請会社や工事で必要な作業員名簿や再下請負通知書とは異なり、元請会社各々が設定した書類を提出する際に、このような画面が表示されます。

1. 「フォーマット出力」ボタンをクリック
2. ダウンロードしたExcelファイルを編集する
3. 印刷し、押印する
4. PDFにする
5. 「新規登録」ボタンをクリック
6. 任意のタイトルを入力し、ファイルをアップロードする

「フォーマット出力」ボタンをクリック

出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top

対象の書類の画面で、右上にある「フォーマット出力」をクリックします。
クリックするとすぐにExcelファイルがダウンロードされるので、ダウンロードしたファイルを編集していきましょう。

※例として、「持込機械等（電動工具・電動溶接機等）使用届」を提出してみます。

ダウンロードしたExcelファイルを編集する

ダウンロードしたファイルを開きます。
何の変哲もない「持込機械等（電動工具・電動溶接機等）使用届」Excelファイルが開きました。

印刷し、押印する

書類に「押印か所」があるので、Excelファイルの編集が完了したら一度印刷し、押印しましょう。

押印か所がなかったり、電子印鑑でもOKの場合は、編集後、直接pdf出力しても大丈夫です。

PDFにする

押印した書類をpdf出力しました。
前述したとおり、印刷する必要がなければ、エクセルより直接PDF化しても問題ありません。

「新規登録」ボタンをクリック

出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top

PDFで出力したら、グリーンサイトに戻りアップロード作業を行います。
先ほどの画面に戻り、右上の「新規登録」ボタンをクリックします。

任意のタイトルを入力し、ファイルをアップロードする

ファイルを登録する画面が開くので、「タイトル」を入力し、先ほど作成したPDFファイルを添付します。

項目	対応方法
タイトル	任意のタイトルを入力してください。 弊社では、会社名＋書類名で登録しています。 「株式会社〇〇_持込機械使用届」という塩梅です。
アップロード	「添付」ボタンを押下し、先ほど作成したPDFファイルを選択します。

登録が完了したら、忘れずに画面下の「確定」ボタンをクリックしください。

まとめ

皆さん、登録作業はできましたでしょうか？
安全書類は元々企業独自のものが多いです。そういった書類はグリーンサイトのシステムだけでは提出が完了しないので、書類をダウンロードしてアップロードするという手順が必要です。

面倒ではありますが、郵送したりファイリングしたりという手間がない分楽になってきますので、少しずつ流れを覚えていってくださいね。