安全書類の提出に便利なグリーンサイト。
年々登録企業も増えており、弊社でもグリーンサイトで安全書類を提出する機会がここ5年で各段に増えました。
便利になった一方、増え続けるグリーンファイルを整理したいと思ったことはないでしょうか？
グリーンサイトのデフォルト設定ですと、工期満了となった過去の工事まで残り続けてしまうため、どれが最新のものか分かりづらい場合があります。
今回は、工期満了となった工事ファイルを非表示にする方法を解説します。
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目次
工期満了工事を非表示にする方法
工期満了になった工事を非表示にするためには、「アーカイブ」機能を使用します。
アーカイブとは、英語の「archive」に由来する言葉で、IT分野で主に使われています。データを長期保存するために、専用の保存領域に安全に保存しておくことを指します。
作業所（グリーンファイル）ごとにアーカイブをONまたはOFFに選択する箇所がありますので、表示・非表示を管理することができます。
- アーカイブを「OFF」：グリーンファイル一覧に表示される。
- アーカイブを「ON」 ：グリーンファイル一覧で非表示となる。
※グリーンサイトのデフォルト設定は「OFF」なので、過去の工事もずっと表示され続けます。
自社工期内は、アーカイブ機能を使用することはできないので、グリーンファイル一覧に表示され続けるので注意してください。
アーカイブをONにする手順
事務員たなかそれでは、アーカイブをONにする方法をみていきましょう！
STEP
ログイン
まずはグリーンサイトにログインします。
STEP
「グリーンファイル一覧」をクリック
出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top
画面右側グリーンファイルを管理する（作成・修正・提出）の「グリーンファイル一覧」ボタンをクリックします。
STEP
該当作業所の安全書類を選択する
出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top
グリーンファイル一覧画面に入ります。
登録しているグリーンファイルの一覧が表示されるので、該当作業所の書類一覧をクリックします。編集ボタンを押すと別のページに飛んでしまうので、ボタンがないところをクリックしてください。
STEP
アーカイブをONにする
グリーンファイル基本情報編集画面が開きます。
画面の下部に「アーカイブ」という項目があるので、そちらを「ON」にして、確定ボタンをクリックします。
出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top
事務員たなか工期内のうちは、こちらをONにしてもエラーとなります。
STEP
グリーンファイル一覧を確認
グリーンファイル一覧画面に戻ると、
先ほどアーカイブONにしたグリーンファイルは表示されなくなっています。
事務員たなかこの塩梅で、工期完了したものはアーカイブONにしていきます。
過去工事が非表示になるとスッキリしますね！
事務員たなかアーカイブをONにしても、
削除されたわけでわないので安心してください。
アーカイブ保存したものを表示させる方法
アーカイブをONにして非表示になった工事も、いつでも再表示可能です。
グリーンファイル一覧画面では、検索条件を指定することができるため、画面上部の「詳細条件を表示する」をクリックし、表示された「アーカイブを含める」に☑チェックして「検索」ボタンをクリックしてください。
※2024年5月現在、検索窓のデザインが下記のように変更されたようです。
出典：グリーンサイト
https://gs.kensetsu-site.com/partner/top
こちらのチェックを入れると、アーカイブONにした工事もすべて表示されるようになります。
アーカイブを解除したい場合は、上記の手順で「グリーンファイル基本情報編集画面」に入った後、アーカイブをOFFにしてください。
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まとめ
いかがでしたでしょうか？
グリーンファイルは基本的に工事ごとに作成するものなので、どんどんファイルが増えていくのが現状です。工期を過ぎた場合でもファイルは残り続ける為、アーカイブをON、OFFすることで、見やすく管理することをおすすめします。
事務員たなか似たような名前の作業所が増えてくるので、終わったものはどんどん非表示にしちゃいましょう。
